1 国际标准项目档案化管理现实需求和理论基础
1.1 国际标准项目规范管理与有效利用的需求
国际标准化组织（I S O）、国际电工委员会（IEC）是需要以国家身份参加的最有影响力的两大国际标准组织，国家标准化管理委员会代表中国参加ISO、IEC的国际标准化活动。近年来我国的国际标准化工作越发活跃——成为以积极成员身份加入ISO、IEC技术委员会最多的国家，但是依然存在国际标准化能力和成效不足等问题。国家标准化管理委员会印发的《参与国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）国际标准化活动管理办法》，以及国内技术对口单位的年度考核评估，有建立国际标准化活动相关工作档案的要求，但在实际工作中，尚无统一的国际标准化活动工作档案管理规范，大量的国际标准化活动原始材料由国内技术对口单位保存，一方面造成国际标准项目资料的碎片化，未能充分发挥其情报价值，形成有效的知识化利用，另一方面增加了形成有效凭证的困难，不利于对实质性参与人员的工作激励。由此，有必要对国际标准项目全过程实施档案化管理，建立国际标准项目档案资源。
1.2 档案化的含义
档案化的定义大致可以分为狭义和广义两类观点。狭义观点以加拿大奈史密斯教授为代表，主要从档案工作业务内容进行阐释，认为档案化（archiving）是用来认证（identify）、鉴定选择、著录表达、便于利用、保管和宣传推广那些得到永久保存的较少份额文件价值的一种行动，是在特定的社会背景中进行的一整套行动，使文件得以作为档案永久保存。广义观点是档案界以外学术界人士更广义的理解，最典型的是德里达，认为档案化（archivization）是所有个人的、社会的、机构的以及技术上的信息交流过程，档案具有外部性，只能是在人体之外有形载体上得到记录的信息或人类记忆。广义的档案化是一种思想方法或思维范式，是一种在文件形成过程中必然具备的档案意识。档案化是确保和证明文件真实性、完整性、有效性，使之有可能真实记录事件和历史的过程；档案化管理是为使文件档案化而采取的管理措施。
1.3 文件连续体的理论模型
文件连续体理论产生于20世纪90年代以来的电子文件管理实践，文件管理者关注焦点从文件数量转向利用信息技术动态管理电子文件，以及电子文件“档案化”问题。文件连续体理论是后现代主义文件保管新范式，需多方主体的参与、合作，最终建立一个自下而上可靠的文件保存体系。澳大利亚档案学者构建了文件连续体理论模型，包括由文件的保管、证据、业务、来源四个档案学论题组成的轴，以及文件的形成、捕获、组织、聚合四个描述文件运动过程的维度，轴构成了文件时空运行环境，维度体现了文件保管各要素的联合互动。文件连续体理论模型的四维不是递进式发生而是作为一个整体存在，坐标不是一成不变，事物可能跨越维而同时存在。文件连续体理论模型用多维坐标体系来描述文件运动过程，强调文件形成与保管的背景信息，以及连续管理、全程管理、前端控制原则。澳大利亚国家标准（AS 4390-1996）给出了文件连续体（records continuum）的定义“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。文件连续体为文件和档案的管理提供了一体化管理的思想，目的是提高管理效率和满足用户需求。文件连续体模型为建立自下而上的国际标准项目档案化管理体系提供了可行思路。
2 国际标准项目档案化管理体系框架
我国参与的国际标准项目档案化管理，涉及参与的单位和人员，包括国际标准项目相关领域的企业和科研院所、国内技术对口单位、行业主管部门、国家标准化管理委员会，以及这些单位的相关工作人员。如果是中国主导的国际标准项目，还会涉及国际标准新工作项目提案单位、国际标准项目负责人，以及科研项目管理人员。借鉴文件连续体理论的四轴四维模型构建国际标准项目档案管理体系框架（见图1），由来源、证据、业务、保管四轴驱动国际标准项目文件的形成、捕获、组织、整合四维连续运动。
图1 国际标准项目档案管理体系框架
第1维（形成）：对应专家层面，包括代表中国参加国际标准项目的注册专家和中国主导的国际标准项目负责人。前端控制原则要求专家具备档案意识，建立档案化思维，主动收集、留存国际标准项目过程记录，包括国际标准项目的工作草案（WD）、委员会草案（CD）、ISO的国际标准草案（DIS）或IEC的投票用委员会草案（CDV）、最终国际标准草案（FDIS），以及会议报告、建议、沟通邮件、参会照片等行为痕迹。
第2维（捕获）：对应ISO或IEC层面，包括委员会层面成员就委员会草案通过会议表决、投票等形式达成共识，中央秘书处层面就投票草案（ISO的国际标准草案或IEC的投票用委员会草案）、最终国际标准草案，成员体通过投票达成共识，期间形成的会议纪要、投票结果及处理等文件，可以通过ISO、IEC的文件系统、沟通邮件获取工作凭证。
第3维（组织）：对应单位层面，包括派专家参与国际标准项目的单位和国内技术对口单位，组织建立相应的国际标准项目档案，形成单位记忆。其中国内技术对口单位负责对口领域国内利益相关方的沟通、协调，在国际标准项目中反映中国意见，建立的国际标准项目工作档案应包括项目负责人、参与专家、国内利益相关方协调情况、各阶段国际标准草案，以及工作凭证等。
第4维（整合）：对应国家层面，由国家标准化管理委员会整合国内技术对口单位的国际标准项目工作档案，纳入新工作项目提案表、行业主管部门公文、成员投票情况等背景信息，以及国际标准的转化研究、建议等内容，建设国际标准档案资源，形成国家记忆供全社会利用。
3 国际标准项目档案化管理优化策略
3.1 强化参与单位档案意识，借助国际标准项目档案传递知识、提升能力
虽然ISO/IEC导则对项目程序、文件起草、会议召开等进行了规定，但不同的技术委员会有自己的工作文化，特别是在美欧有强势话语权的技术委员会，在中美博弈的背景下，中国专家不仅需要精通专业知识、掌握国际标准化规则，甚至要通过数年经验累积才能完成实质性突破。因此，参与专家应建立档案化思维，在参与国际标准化活动中有意识地收集梳理国际标准项目背景、过程材料，对于经验的积累、知识的传递尤为重要。同时，参与单位构建由国际、科研和档案管理职能部门，以及业务部门多元主体协同参与、分工合作的国际标准项目文件、档案一体化治理模式，挖掘专家个人隐性经验转化为参与国际标准化活动的显性知识，进而服务于国际标准化人才梯队建设，通过跟踪学习国际标准、主导研制国际标准、学习跟进领域管理、开拓引领领域发展，提升在国际标准化专业领域的影响力。
3.2 规范国内技术对口单位工作档案管理，利用国际标准项目档案服务领域发展
国内技术对口单位应建立稳定的工作人员团队，工作人员应掌握档案管理知识和技能，建立固定人员参加、跟踪对口国际委员会会议活动的工作机制，熟悉对口国际委员会人员和工作特点，对国际标准项目背景、阶段和结果实施全过程档案化管理，规范管理包括新工作项目提案表、项目各阶段草案和国际标准，以及国际标准中技术内容验证材料、成员投票意见、参与专家信息，并与国际标准化发展趋势等建立关联，建立健全本领域国际标准项目档案。同时，将本领域国际标准制定中的关注点、典型案例与ISO/IEC导则相结合，面向本领域参与国际标准项目的专家和有意向参与国际标准项目的人员提供国际标准化知识培训、技能辅导，让国际标准项目档案从“管起来”向“用起来”转变。
3.3 建设国际标准项目档案资源平台，服务全社会参与国际标准化活动
建议在国家标准化管理委员会国际标准化工作平台的基础上，建设国际标准项目档案资源平台，明确国际标准化活动工作档案元数据和归档要求，为国内技术对口单位提供档案化管理工具，通过对国际标准化规则、背景等信息进行专业化梳理、持续化积累、迭代化更新，建立起可服务化利用并保障真实性、完整性、可用性和安全性的国际标准档案资源平台。国际标准项目档案作为国际标准项目研制过程的历史工作记录，是相关单位参与国际标准化活动的凭证，同时也可以用来普及推广国际标准化知识，满足相关人员对国际标准化文件和知识的需求，特别是通过项目研制案例可以活化、深化对国际标准化规则的理解，降低全社会参与国际标准化活动的整体学习成本，进而服务于我国参与国际标准化活动的整体能力和水平提升。
作者：张敬娟、张 彦、王春艳、于 帆、张欣亮 标准化评估研究所
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说明：原文发表在《中国标准化》2023年第11期
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